エクセルでの給与計算のメリット・デメリット

計算機を持つ女性

10人までの会社様の場合は
給与計算をエクセルでやっているということはよくお聞きします。

エクセルさえパソコンにあれば無料で給与計算ができるように思いますが、
これは果たして本当に生産的なのでしょうか?
逆に高コストになっていることはないでしょうか?

エクセルで給与計算を行うメリットとデメリットを確認していきましょう。

メリット

エクセルが入っていれば原則無料
おそらくほとんどの方がこの理由でエクセルを使っているのだと思います。
基本的に給与計算は掛け算ですからエクセルとの相性も悪くはありません。
操作になれている
給与計算をしたことがない人でもエクセルを触ったことがある人は多いのではないでしょうか?
ワードなどと比べると難しいですが、エクセルは操作方法が簡単です(マスターするのは難しい)

デメリット

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計算結果が正しいかどうかが不明
エクセルで給与計算をする場合参照を使ったりすることになりますが、
なまじソフトを使っているので、出てきた数字を信用しがちですが、意外とこの数字が間違えています。

それは、次にあげますが、標準報酬月額や保険料率の変更を参照を使ったり、通常の計算式で行ったりしておりますので、それを変更し忘れるため間違った給与計算の結果が出力されてしまいます。毎月のことですから、ついついそれを信用し、何か月も経過してからその間違いに気づくということが悲報に多いです。

税率や保険料の変更、法改正の対応が難しい
年間3回から5回ほど保険料率が変わります。

しかも、一気に変わらずに数か月ごとに代わります。これを都度変更することは非常に面倒です。
社会保険料などは変更月の理解も必要で間違えてしまっている方がたくさんいらっしゃいます。

被扶養者の増加など所得税の計算が煩雑
毎月固定給の場合は、税率変更、家族の増減の際にチェックすれば済むことになりますが、それでも間違えている方もたくさんいます。

通常は所得の金額に応じ、票を使って計算していくことになりますが、これだけで1人1分は確実に必要で非常に面倒です。

給与明細が原則でない
エクセルで作れば出せますが、陳腐なものが出来上がります。
年末調整の際の手間が増える
エクセルでは原則年末調整ができません。
これは圧倒的に給与計算ソフトのほうが優秀で、ローコストです。

エクセルでの給与計算を卒業しませんか?

エクセルで給与計算を行っていて
非常に簡単な給与計算方法をとられている会社様であったとしても、やっぱり給与計算を間違えています・・・

後から修正すればいい
とおっしゃる方も多いですが、給与計算ミスは従業員からの信頼を損なう

いい加減な会社

と思われる原因の一つです。

実は高コストなエクセルの給与計算

komatacat

給与計算、年末調整にどれくらいの時間をかけていますか?
退社の際は、源泉徴収票の発行と異動届を発行しますが、どれくらいの時間がかかりますか?
(エクセルを使っているから発行していないというのは論外ですが…)

10人未満の場合は社長が給与計算をしているケースをよく見ますが、
報酬が 100万円とした場合は
時給が、およそ5900円となります。

月に給与計算が1時間

年末調整に6時間  かかっている

とすると
年間10万円以上コストがかかっています。

これ以上の時間を要している場合は更にコストがかかっています。

なおかつ、間違っています・・・

労力をかけ、間違えて、それらの修正の時間が必要、そして従業員からの信頼も失う

そう思えばエクセルの給与計算はメリットがほとんど内容に思います。