こんなに便利!電子申請対応事務所のメリットELECTRONIC APPLICATION SYSTEM

電子申請とは?

denshi2

電子申請とは、インターネットを利用して、申請・届出などの行政手続を
いつでも、どこからでも実現できるようにするものです。

電子申請を利用することで、現在、行政機関の窓口に出向いて紙によって行っている申請・届出などの手続が、自宅や会社のパソコンを使って行えるようになります。

e-Gov電子申請システム|電子政府の総合窓口e-Gov イーガブで自分でもできます。
慣れると非常に便利な電子申請ですが、自分でやろうとするとその煩雑さにすぐ気付くと思います。以前に比べるとずいぶん簡単になったとは思いますが、まだまだ紙のほうが便利と感じる人のほうが多いと思います。
その理由は、基本的な労働法や手続きの知識、操作方法、揃える資料など知っておくべき事がたくさんあるからでしょう。

しかし、社労士事務所に委託すれば、
電子申請で得られるのは大きなメリットです。

電子申請対応事務所とそうでない事務所ではお客様のメリットは大きく変わります。

お客様にしていただくことが激減します。

ハンコを一か所押してください

お客様にご用意いただく書類

ご契約をいただくと同時に「提出代行証明書」に1か所ハンコをいただきます。
その後についてはハンコは頂くことはほとんどありません。そのため、手続き処理が非常に迅速に行えます。

※異動届の提出などについては被保険者の委任状などが必要なケースがあります

当事務所で行う電子申請のメリット

ここでは、二つの意味で比べさせていただきたいと思います。

ご自身でする場合と当事務所に委託した場合。
電子申請がない事務所に委託した場合と当事務所に委託した場合

ご自身で電子申請をする場合と当事務所に委託した場合

準備

ご自身で電子申請をする場合 当事務所へ委託した場合
電子署名やクライアントサーバーなど揃える書類があります。
まずはネットについてのスキルが最低限必要で、パソコンでのエラー対応やサーバーなどの知識を身に着けておく必要があります。
当事務所と最初に事務委託をする書類1枚だけでそのほかは特に必要ではありません。

手続きの簡単さ

ご自身で電子申請をする場合 当事務所へ委託した場合
手続き内容は変わりませんが、手続き方法や添付する書類などを知っておく必要があります。手続きの量によっては紙ベースで行う方が断然早いケースも多い 当事務所へ連絡するだけで手間がかかりません

行政とのやり取り

ご自身で電子申請をする場合 当事務所へ委託した場合
不備がある場合は不受理・訂正がメールで返ってくるので、何をどう直していいかわからないケースもあります。そのたびに行政に電話をしますが、電子の場合は通常の窓口と異なることもありますので、どこに電話を掛けたらいいのかわからない事もあります 全て当事務所で行いますので、特にやることはありません

ファイルや書類の管理

ご自身で電子申請をする場合 当事務所へ委託した場合
公文書という形で書類ですが、電子政府のサイトに毎回取得する必要があります。そのファイルの管理もご自身で行う必要があります。ファイル管理を行うという意味でパソコンスキルがある程度ないと管理がより煩雑になります。もしくは、ファイルから印刷して管理するとなると結局紙ベースでの管理となり、それであればせっかくの電子申請の意味がなくなります。 PDFにした状態でお返しします。当事務所は安心君セキュアファイル管理システムを使っていますので、フォルダ管理も当サイトで行っており、お客様は必要なときに必要な情報のみをダウンロードするだけで結構です

手続きや処理のスピード

ご自身で電子申請をする場合 当事務所へ委託した場合
毎回処理に関する情報を入力する必要がありますので、手書きする方が早いケースも多くあります。 専用ソフトを使っておりますので、処理の正確性、迅速性、ファイルの管理に自信を持っております

当事務所の電子申請、ファイル管理システムについてご質問があるお客様はお気軽にお問い合わせください。

de_change

電子申請がない事務所に委託した場合と当事務所に委託した場合

手続きや処理のスピード

紙で手続きをしている社労士 電申請完全対応社労士

連絡をもらってから書類を準備をし、ハンコをもらいます。郵送またはお伺いしてハンコを押しますので、最低2日以上はかかると思われます。忙しい時は、1週間以上かかることもある場合もあります。郵送で受けた書類にハンコを押してさらに郵送で返す作業は意外と煩雑です ご連絡をいただく当日中に手続きが完了しますので、連絡をいただいてから最短当日に書類をお返しできるケースも多くあります。

書類の管理、保管など

紙で手続きをしている社労士 電申請完全対応社労士

原則紙ベースでの書類管理になりますので、管理に工夫が必要です。調査などの場合に書類が見つからない事も良くあります	ほぼすべての書類が電子ファイルになります。ファイルの場所が分からなくなったことがあったとしても当事務所で同時に管理しておりますので、紛失することはありません

費用・コスト・手間

紙で手続きをしている社労士 電申請完全対応社労士

一概には言えませんが、お伺いする事、郵送でのやり取りになりますのでコストダウンは難しいと思われます。	手続きについては、メールや電話でのやり取り中心になりますので、低コストで高付加価値なサービス提供が可能です。複雑なご相談についてはご訪問させていただいておりますので、ご安心ください。

手続きに関する訪問や面談、ハンコの処理など

紙で手続きをしている社労士 電申請完全対応社労士

多くなります。手続きのたびにお伺いすることもありますので、顔を合わす機会は増えます。	手続きのたびにご訪問することはありません。お客様が本業に専念する時間を増やすためにアウトソーシングしているのに、手続きのためにお時間をいただくことをいたしません。ご相談やご提案で必要に応じてご訪問させていただいております。

当事務所の電子申請、ファイル管理システムについてご質問があるお客様はお気軽にお問い合わせください。

実際のやり取り

新しく人を雇用した場合

(1)安心君を利用して、入社連絡票でご連絡をいただく
ファイル管理システムのブログ機能を使ってご連絡をいただきます。
マイナンバーについてもセキュアな方法でご連絡をいただくことが可能になりました。
(2)電子申請により手続きを行います
当事務所のシステムを使って電子申請で、資格取得届を提出します。
(3)行政から書類が返ってきます
雇用の取得で最短当日、社会保険で2~3営業日程度で書類が返ってきます。※健康保険証の発行までおよそ5営業日程度で書類で行った時と日数はほとんど変わりありません。
(4)お客様へファイルをお返しします
安心君を使ってファイルをご確認いただきます。整理されたフォルダ内に保管した状態でご確認いただきますので、必要に応じてダウンロードして頂きます。
入社から結婚、扶養家族増減、退社までのファイルを当事務所で同じフォルダ内に管理していきますので、その方のファイルを一元的に管理することが可能です。

安心君についてはこちら