えびす労務管理事務所では、『安心』『迅速』『簡単管理』を実現するために、「ファイル交換安心君」を使ったセキュアなファイル管理を行っております。

ファイル交換安心君とは、インターネット上にデータを保管するクラウドサービスです。全国3か所のデータセンターで強固なセキュリティを確保しております。
　

メールでのやりとりを原則廃止した理由

１　業務効率化の必要性があったこと

たくさんのお客様とのやり取りの管理が難しく、事務所職員との共有が非常に煩雑であること。

複数回のやり鳥が続く場合、メールは過去のやり取りのチェック非常に難しいです。方法によっては、過去のメールの引用というのもありますが、これも非常に長文になり、とても見ずらいです。また、職員への転送が煩雑であることや、代表メールのみでのやり取りに支障があることもありました。
　

２　マイナンバー管理をメインとしたセキュリティ対策の必要性

マイナンバーの管理が難しい

マイナンバーの収集方法としてメールを採用している社労士事務所があるとは思いますが、この場合、【廃棄】のルールを守ることが非常に困難になります。マイナンバーは、退職従業員のマイナンバーのメールを遅滞なく削除しなければならないというルールがあります。
　

安心くんで得られる　お客様　のメリット

１　送り間違いが起こらない。

お客様毎の管理スペースを作成しますので、メッセージなどの送信ミスがほとんどありません。重要なメールが他社に送られてしまった、というようなことはありません。
　

２　過去のやり取りがスレッド形式で確認でき、検索も簡単

メールでは、履歴管理に限界があります。ブログ機能を利用した一つのスレッドに対するコメントのやり取りで過去の履歴をいつでも見ることが可能です。また、一度投稿した内容も後から修正することも可能です
　

３　資格取得後のPDFファイルなどファイル保管の必要がない

当事務所でお客様の情報をフォルダに入れた状態でアップロードいたします。紙を保管したり、スキャンしたり、ファイルをコピーして自分でフォルダを作って管理、といったことは一切不要で、最新の情報をいつでも手にすることが可能です。
　

４　IDとパスワードでログインでき、情報の外部流出の恐れがない

個別のID、パスワードで保護しておりますので、ファイルが外部に漏れることはありません。
　

５　パソコンがクラッシュした場合でもデータ紛失の恐れがない

全国3か所にデータセンターを配置し、強固なセキュリティバックアップ体制を整えております。
　

６　操作が簡単。メールとあまり変わりありません。

ソフトの使用方法は通常のメールなどを使う方法と似ていますので、操作方法で困ることはほとんどありません。簡単ですが、利用方法を動画にまとめておりますので、よろしければ、ご確認ください。
　

７　各IDごとに権限設定が可能で、退職後はIDの削除でログインができない

従業員さん毎に閲覧の可・不可、投稿の可・不可など細かく設定が可能です。また退職と同時に閲覧ができなくなるように設定することも可能で、退職後の情報漏れを防ぐことができます。

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ファイル交換安心くんはあまり聞きなれないサービスかもしれませんが、安心してご利用いただけるサービスです。提供サービスの詳細はこちらです。