勤怠管理ソフトを導入しようとした理由は何でしょうか？

●　クラウドソフトが便利だと聞いたから
●　周りがクラウドソフトが利用しだしているから
●　テレビやヤフーの広告で目にして興味がわいたから
など、なんとなくの理由もあれば
●　タイムカードの時間が正確な労働時間を指していないから
●　労働時間の集計が毎月面倒だから
●　タイムカードの休憩時間の打刻をしていないので労働時間の管理が難しい
●　残業を勝手にする人がいるので、無駄な残業を減らしたい
●　休日の振替などの記録を紙でしているが、書類をなくしていきたいため
など、具体的な目的を持っている場合まで様々だと思います。

勤怠管理ソフトの機能の10％でも利用することができれば、業務の効率化をきっと図れるはずです。ただ、１０％より２０％、２０％より５０％の機能を使うほうが、より効率化を図れることは間違いありませんが、あまり気負う必要はありません。初めてスマホを使ったときはよくわからなかったけど、使っているうちに便利に利用できているはずです。それでも、スマホの全機能はわからないはずです。必要に応じて使える機能を使えばいいのです。

導入前のよくある質問

Q　タイムカードと何が違いますか？

勤怠管理ソフトはクラウドタイプのタイムカードです。時間を管理するという意味では同じです。しかし、集計を自動でしてくれる、特定の曜日の労働時間のみを集計する、一定の期間の特定のグループの労働時間を集計する、有給休暇の集計をする　など、管理と集計に高機能です。
とくに、給与計算に必要な項目を集計してくるのは、業務の効率化にとても役立ちますので、ソフトを選ぶ際は、給与計算に必要な項目を集計できるか？をまずは確認することが大切です。
　

Q　どこの勤怠管理ソフトがいいですか？

様々な勤怠管理ソフトがありますが、クラウドタイプの場合、大きく２つに分かれます。

１　勤怠管理を中心にソフト開発をしている会社
２　会計ソフトを中心にソフト開発をしている会社

主観ですが、　１　のほうが、勤怠管理は使いやすいと思います。当事務所ではジョブカン勤怠管理の導入を一番多くしていますので、一番使いやすいように思いますが、それ以外にも、キングオブタイムやタッチオンタイムを推奨している社労士も多くいますが、この３つについては大きな違いはないように思います。

２では、freeeやマネーフォワードが中心になると思いますが、勤怠管理の機能や使いやすさはやや劣るかと思いますが、会計、勤怠管理、給与計算すべての機能を持っているので、連携機能は当然いいです。ただ、結局それぞれに費用が掛かりますから、それであれば、得意な分野のソフトを使われるほうがいいように思います。ソフトを使い分けるのであれば、API連携があるかどうかはチェックされることを強くお勧めします。

最初は、勤怠管理ソフトだけを導入してみることをお勧めいたします。

給与計算ソフトから出てきたデータをすでにお使いの給与計算で読み取ればいいのです。いきなり勤怠と給与いずれもクラウドタイプに変えて失敗するケースを見ています。ただ、それの担当者を置くことができるのであれば、同時にされるのもいいかと思います。

当事務所は、ジョブカンの認定アドバイザーになっておりますので、ジョブカンをお勧めすることが多いです。それは、導入数が多いため、設定方法を詳しく知っていることと運用コストを通常より割引してご案内できることからです。が、ジョブカン以外のソフトでも機能的にはあまり変わりませんので、慣れればどれでもうまく活用できると思います。

ジョブカン勤怠管理　を利用したお客様に喜ばれている機能　ベスト３
ジョブカン勤怠管理を　ずっと　お得に導入する方法
　

Q　何人の従業員がいれば勤怠管理ソフトを使ったほうがいいですか？

人数は関係がありません。それでも、３名以上のほうが効果を感じると思います。１０名を超えたら絶対にお勧めできます。
　

Q　導入費用はいくらかかりますか？

ソフトによりますので、何とも言えませんが、一人当たり２００円から３００円が相場になっていると思います。ただ、重要なのは、どの機能がついているのかということなので、必要な機能があるかどうかをチェックするのは忘れないようにしてください
　

Q　導入までどのくらいの期間が必要ですか？

導入する方のパソコンスキルに大きく左右されます。

ただ、当事務所が導入をお手伝いをする場合でも現状との並行試用期間を１か月は最低いると思っておりますので、一般的に１から３か月程度はかかるかと思います。
　

Q　操作は簡単ですか？

タイムカードと比べると複雑です。

ですが、大変なのは、初期設定です。そこをクリアすればあとはタイムカードの利用とあまり変わりません。
　

Q　操作がわからないときはどうなりますか？

クラウドソフトの場合、サポート体制はとても重要です。

不明なことがあった時、どこに聞けばいいのか？回答スピードは導入前の大きな理由です。

当事務所経由でジョブカンを導入していただいた場合は、ジョブカンのサポートはもちろん、当事務所でもサポートさせていただきます。
　　

Q　給与計算ソフトとはどう連携できますか？

そのソフト次第ですが、ほとんどの場合、CSVファイルでダウンロードができるです。あとは、給与計算ソフトがCSVファイルの読み込みができるか否かのチェックが必要です。
　

Q　クラウドソフトで楽になると聞きましたが、どこが楽になりますか？

●　集計作業　●　有給管理　●　残業時間集計　●　シフト管理　などがすぐできます。

特に有給管理は人の手ではとてもできない難しい作業です。それにもかからず、有給管理簿を備えつかなければならないという法律は、国が、クラウド勤怠ソフトを入れるよう手引きしているように感じるほどです。
　

Q　正確な労働時間を知りたくないのですが、それでも必要ですか？

おそらく理由は残業時間、残業代の支払いに関係していると思いますが、万が一、未払いの残業代を請求された場合、証拠があればそれ以上にとられることはありません。証拠がない場合、基本的に従業員が占め数字が優先され、思った以上の金額を支払うことになります。

税務もそうだと思います。領収書がなければどうなるでしょうか？残業代も同じです。

証拠があるほうが有利なのです。
　

Q　うちの会社は追加の残業代を払っていませんが、それでも必要ですか？

おそらく、固定残業代があるので、追加の残業代の支払い義務が発生しないということを指していると解釈しますが、固定残業代が有効になる要件の一つとして、残業時間と比較し、不足があった場合に支払いをしている　というのがあります。きちんと時間管理をするから追加の支払いがないのです。それを証明するためには、時間管理はとても重要といえます。
　

Q　労働時間の証拠が残るとダメと聞いたことがありますが、そうではありませんか？

何時間働いたか証拠があるほうが会社には有利に働きます。

実際の労働時間が重要になるとき、それは、トラブルになったケースがほとんどです。正確な労働時間がわからない場合は、従業員が主張する労働時間を優先して労働時間が決定されます。本来払う必要がない残業についても支払いをしなければならないケースもあります。

証拠があればそうはなりません。本来払わなければならなかった金額の範囲で支払うだけです。
　

Q　勤怠管理ソフトで使ったほうがいい機能はありますか？

以下の機能がすべての勤怠管理ソフトにあるわけではありませんが、ほとんどの勤怠管理ソフトにはあると思います。

●　シフト申請と承認　●　労働時間の抽出　●　有給管理　●　CSV出力

どれも給与計算で利用する機能です。
　

Q　給与計算もできますか？

できません。別に契約する必要があります。一部、利用できるソフトもあるかもしれませんが。
　

Q　打刻方法にはどういうものがありますか？

ソフトによります。

一般的には、●　パソコン画面で打刻　●　ICカードで打刻　●　指紋で打刻　●　顔認証で打刻　●　LINEで打刻　●　スマホで打刻　などがあります。

一番多く使われているのは、ICカードの打刻です。費用もほとんどかかりません。

　

導入直後のよくある質問

※　以下ソフトによりますが、ジョブカン勤怠管理の場合でお答えいたします。

Q　打刻を修正できますか？

できます
　

Q　管理者が打刻管理をしていますが、もっと簡単にできませんか？

グループ管理者を設定し、グループ管理者にしてもらうことが可能です。また、従業員から紙ではなく、WEB経由で申請してもらうことで、管理者は承認のみとなりますので、負担は軽減されます。
　

Q　変形労働時間制や、フレックスタイム制の管理ができますか？

できます。
　

Q　シフトの希望を従業員に出してもらってそれをシフト表にしたいのですが、できますか？

できます。
　

Q　支店がありますが、追加の費用が掛かりますか？

かかりません。
　

Q　転勤がありましたが、設定が必要ですか？

所属グループの変更が必要です。グループごとの集計に影響があります。
　

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