入社時に提出してもらいたい書類の一つ

入社時に提出してもらいたい書類の一つです。

そもそも「身元保証書」とは、入社の意思のある従業員について、 第三者に、その人物の人間性を保証し、万が一、企業に損害を与えた場合に、保証人が本人と共に責任を負ってもらうこととする契約書の役割があります。借金の連帯保証人には絶対になってはいけないと書籍で見たことがありますが、身元保証人には一定の責任が発生しますから、いい加減な人の身元を保証するのは避けたいと思うでしょう。

一般的には、親になってもらうことが多いですが、規模の大きい会社となると、親だけでなく、親以外の方の保証人の署名を求めることもあります。中小企業でこの書類を紹介すると敬遠されることが多いです。しかし、書類に書かれていることはそれほどすごいことではありません。

要は、その人が　次のような人物かどうかを保証してもらうということになります。

1. 　きちんとした人物であること　
2. 　もしも、会社に損害を与えた場合、本人が賠償しない場合に連帯してその責任を負うこと
   　

身元保証書の変更の確認

令和２年４月からはその書式を変更する必要あります。追記しなければならないポイントは二つです。

２０２０年の改正で、一定の書式の見直しが必要になりました。それは、身元保証人の責任が大きいすぎるからです。従業員の身元を金額の上限なく、期間の定めもなく保障するのはさすがに酷と言えます。そこでこの2点について書式の変更が必要です

1. 　金額の上限を定めること
2. 　身元保証の期限を定めること

それでは、この金額はいくらと定めるのがいいのでしょうか？実はその上限額は決まっておらず、自由に設定することができます。極論言えば、1億円と記載することも可能です。しかし、あまりに高額だと入社時の身元保証人を受けてくれる人は少なくなるでしょう。たとえ、親でも1億円を保証しなければならないとすれば、書類の記載を躊躇するのは当然です。

次に、期限は何年と定めるのがいいのでしょうか？身元保証は一般的には3年が用いられます。あまりに長期の身元保証期間を置いたとしても、争いになった時には会社側が不利になり得ますので十分に注意が必要です。ただし、従業員の勤務態度が芳しくなく身元保証書の更新の必要があったような場合は新たな書類の作成が必要です。
　

リスクが顕在化しそうな時の対応

万が一、従業員の素行が不良で、この状態では会社に損害を与えるような状況が想定されるような場合、身元保証人に連絡してみるというのも一つの手段です。なぜ連絡をするのかというとこの身元保証書を理由に、もしもの時には身元保証人に責任が及ぶからです。会社の言うことは聞かないかもしれないけど身元保証人の忠告なら聞くかもしれません。

身元保証書には緊急連絡先としての効果もあります。

突然会社に来なくなった人の処遇に困ることが時々あります。突然来ないからと言って退職手続きをすると、不当解雇の訴えを起こされるリスクが残りますので決してしてはいけません。最近では、履歴書には携帯電話の番号しか載っておらず、住所地に行っても誰もいないこともありえます。そういう場合でもｍ身元保証書があれば本人の健康状態や所在などを確認することができます。もしかすると、身元保証人から退職の申し出を受け取ることができるかもしれません。

取り扱いには注意が必要ですが身元保証書を入社時提出書類の一つとされることをおすすめいたします。