有給休暇の取得義務の整理

まずは、年次有給休暇の取得義務5日の簡単な整理をしてみましょう

　①　義務の対象者とは

年次有給休暇が10日以上付与される労働者が対象です。
　

　②　判定期間とは

使用者は、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日（基準日）から１年以内に５日について、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させなければなりません。
　

　③　従業員の希望と会社の指定の優先度は

使用者は、時季指定に当たっては、労働者の意見を聴取しなければなりません。また、できる限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重するよう努めなければなりません。

つまり、基本的に従業員の希望通りの日に取らせる必要がありますが、このままでは、5日に満たないのではないかとされるときに、意見を聞きながら有休の取得日を指定することが可能です。
　

　④　有給管理簿の備え付け

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、３年間保存しなければなりません。
これが正直非常に難しいポイントです
　

　⑤　就業規則に定めます

休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項（労働基準法第89条）であるため、使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません。
　

就業規則の規定例

中小企業が法律に基づいて管理するためには

結論から言えば、中小企業がこの法律を守るためには、システムの力を借りなければ至難の業と言えます。何しろチェックすることが非常に多いです。そもそも有給休暇の取得と時効消滅の管理が難しいのに、取得できているかどうかのチェックはさらに難しくなります。

少し費用は掛かりますが、手作業でやる際の時間の消費と比べれば安いものです。監督署が来た時に見せる帳票としても、信ぴょう性が非常に高くなりますので、お勧めです。

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年休取得5日を守るための具体的な方法

　①　社員グループで管理

1番のおすすめは、「社員をグループ分けし、その中で取得の管理をする」方法です。

他にも方法はありますが、社員の気持ちとして考えたときに、勝手に会社に有休を使われるというのは気持ちのいいものではありません。「どうせ、時効消滅していたんだからどうでもいいじゃないか」と考えるのは会社だけであり、従業員は、そうかもしれないけど納得できないものです。

なので、できる限り、従業員の意思で有休を取得する仕組みを作ることが最優先で検討する運用方法と言えます。

社員をいくつかのグループに分け、その中で、2か月ごとに1日有休を取得の持ち回りを行い、業務に支障が出ないようにグループごとに決定してもらいます。こうすれば、グループごとに業務の助け合い、ありがとうの精神が芽生えますので、お勧めの方法です。
　

　②　計画的付与を行う

計画的付与とは、事前にルールを作り、誰をどの日に有休を付与するかをあらかじめ決定し、その通り運用する方法です。しかし、これを採用しようとすれば、毎年労使協定を結ぶ必要もありますので、中小企業の運用方法としては、現実的ではないこともあります。
　

　③　お盆や年末年始の休暇を有給休暇とする

状況によっては、従業員にとっての不利益変更となることもありますので、運用には注意が必要です。

例えば、今年はお盆休みを1日通常より多くしよう　とした場合、その日に有給休暇の計画的付与を行います。シルバーウィークやゴールデンウィーク、年末年始休暇も同様で休暇を増やしてその日を有給休暇の計画的付与とすることも可能です。先程申し上げた通り、計画的付与には労使協定が必要となりますが、今回の場合は一斉に付与することとなりますので、労使協定の定め方としては非常に簡易となります。
　

勤怠管理システムの導入を検討するのが一番効率的です

いずれの方法であったとしても、取得管理や法遵守には有給取得管理簿の調整が必要となり、これが法遵守のネックとなります。勤怠管理システムを使うことで、有給休暇の発生、時効消滅、日々の取得を自動で行い、現在の有給休暇の残日数を自動計算してくれるとともに有給休暇の発生日から1年間の有給取得日数を計算し、5日の取得義務に残り何日必要かもアラートしてくれます。人数にもよるかとは思いますが従業員が10名ともなれば、有給休暇の取得確認だけで多くの時間が必要となります。

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